OneNote 的 Outlook 郵件合並功能例子

這個例子描述如何使用 "Gem" 工具來從 OneNote 中為 Outlook 合並生成郵件。

在這個例子中，我們使用以下軟件：

• Excel 和插件 "Row to OneNote for Excel".
• OneNote 和插件 "Gem for OneNote".
• Outlook

轉換 Excel 的壹行成表格到 OneNote 中

• 安裝完 "Row to OneNote" 插件後，這組插件中包含了 "Row to OneNote for Excel" 組件。
• 安裝 "Gem for OneNote" 插件。
• 運行 OneNote。
• 運行 Outlook。
• 運行 Excel，打開工資表 Payroll Excel 文件，如下圖。

在 Excel 中：

1. 在 Excel 選中壹行。
2. 點擊 "視圖" 選項卡 -> "OneNote Gem" 組 -> "Row to OneNote" 行筆記功能。
3. 這時會彈出壹個指定“Excel 表頭”窗口，表頭是用來指定各列數據是用來做什麼的。

轉換表格為文本

在“Excel 表頭”窗口裏按“OK”後，行筆記插件建轉換這行 Excel 數據為壹個表格，並保存到當前 OneNote 分區的壹個新頁面中。

在 OneNote 中：

1. 選中這個表格
2. 點擊第二個 "Gem" 珍選項卡，該選項卡出現在隱藏的 ”表格工具“裏。
3. 點擊“其他”組裏的“轉換為文本“功能。
4. 這個功能將彈出壹個“轉換表格為文本”的窗口。這時選擇“其他”單選項。
5. 在下方輸入框中輸入 "=" 作為分隔符。

復制字段內容，並跳到 Gem Outlook 自定義字段文件
在“轉換表格為文本”窗口裏點擊“OK”後，插件會轉換這個表格為文本，並以 "=" 分隔列。

Last Name=Jones
First Name=Bob
Soc. Sec.=222-22-2222
Hours=20
Rate=$20
Wage=$400

這些字段（域）的格式正好符合 Gem Outlook 文件字段的格式。
Gem Outlook 自定義字段文件的格式要求每行符合：
字段名稱 = 字段值

我們後邊將使用這些字段內容。

1. 選中這些字段內容，按 "Ctrl + C" 復制到剪貼板。
2. 點擊 Gem "協作" 選項卡 -> "Outlook" 組 -> "字段" 菜單 -> "打開自定義字段文件夾"  菜單項。

編輯 Gem Outlook 自定義字段文件
Gem 會打開 Windows 資源管理器並跳到 "GemOutlookCustomFields.txt" 文件位置。

1.     雙擊打開 "GemOutlookCustomFields.txt" 文件進行編輯。
2.     在 NotePad （Windows 記事本）中，按 "Ctrl + V" 從剪貼板中粘貼字段內容過來。
3.     接著，按 "Ctrl + S" 保存 "GemOutlookCustomFields.txt" 文件。

創建壹 OneNote 頁面做為模板來合並郵件給 Outlook
現在，我們回到 OneNote 中創建壹個 Outlook 郵件模板頁面。
在模板頁面中嵌入使用 "<< >>" 括起來的字段名稱。

模板做好後，點擊 "Outlook" 組 -> "新建" ( 新建 Outlook 郵件 ) 功能來創建合並的 Outlook 郵件。

合並了的 Outlook 郵件
點擊"新建" ( 新建 Outlook 郵件 ) 功能後，Gem 會彈出壹個 Outlook 的新郵件窗口，同時轉換 OneNote 模板頁面為新郵件內容，並且替換其中的自定義字段 (被 "<< >>" 括起來的) 成它們對應的值。

這樣，我們就獲得了壹封合並了的 Outlook 新郵件。

提示：
如果妳會寫 VBA 來動態修改 "GemOutlookCustomFields.txt" 文件，可以容易的給多個人發送郵件。